Information

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

 

mellem

 

Navn:

CVR:

Adresse:

Postnr. /by:

Land:

 

herefter ”den dataansvarlige”

 

og

 

Intelligentcity ApS

CVR 39988186

Kometvej 8D, 1.

8700 Horsens

Danmark

 

herefter ”databehandleren”

 

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

 

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

 

 

1. Indhold
2. Præambel 3
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser. 4
4. Databehandleren handler efter instruks. 4
5. Fortrolighed. 4
6. Behandlingssikkerhed. 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere. 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer. 6
9. Bistand til den dataansvarlige. 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden. 8
11. Sletning og returnering af oplysninger. 8
12. Revision, herunder inspektion. 9
13. Parternes aftale om andre forhold. 9
14. Ikrafttræden og ophør. 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren. 10

Bilag A      Oplysninger om behandlingen. 11

Bilag B      Underdatabehandlere. 12

Bilag C      Instruks vedrørende behandling af personoplysninger. 13

 

 

 

2. Præambel

 

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

 

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

 

3. I forbindelse med leveringen af it-system i henhold til kontrakten behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

 

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

 

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

 

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

 

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

 

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

 

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

 

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

 

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

 

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

 

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.

 

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

 

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

 

4. Databehandleren handler efter instruks

 

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

 

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

 

5. Fortrolighed

 

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

 

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

 

6. Behandlingssikkerhed

 

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

 

• Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
• evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
• evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
• en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

 

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

 

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

 

7. Anvendelse af underdatabehandlere

 

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

 

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

 

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst to måneders varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

 

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

 

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

 

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

 

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

 

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

 

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

 

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

 

• overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
• overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
• behandle personoplysningerne i et tredjeland

 

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

 

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

 

9. Bistand til den dataansvarlige

 

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

 

• oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
• oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
• indsigtsretten
• retten til berigtigelse
• retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
• retten til begrænsning af behandling
• underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
• retten til dataportabilitet
• retten til indsigelse
• retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

 

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

 

• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder,
• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder,
• den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse),
• den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

 

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

 

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

 

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

 

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

 

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

 

• karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger,
• de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden,
• de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

 

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

 

11. Sletning og returnering af oplysninger

 

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

 

12. Revision, herunder inspektion

 

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

 

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

 

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

 

13. Parternes aftale om andre forhold

 

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

 

14. Ikrafttræden og ophør

 

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

 

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

 

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

 

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

 

5. Underskrift

 

På vegne af den dataansvarlige

 

Navn

Stilling

Telefonnr.

E-mail

Underskrift

 

På vegne af databehandleren

 

Navn                                Oxana Dahl

Stilling                            Administrations chef

Telefonnr.                      71 20 32 25

E-mail                              finance@intelligentcity.dk

Underskrift

 

 

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

 

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

 

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

 

Navn                               Oxana Dahl

Stilling                            Administrations chef

Telefonnr.                     71 20 32 25

E-mail:                            finance@intelligentcity.dk

 

 

Navn

Stilling

Telefonnr.

E-mail

 

 

Bilag A . Oplysninger om behandlingen

 

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

 

Formålet er at oprette den dataansvarlige medarbejdere i notifikationssystem i henhold til hovedaftalens indhold.

 

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

 

Den dataansvarliges medarbejdere oprettes i et it-system, således de modtager notifikationer, såfremt deres fældes er gået.

 

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

 

Almindelige persondata: navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, betalingskortoplysninger, stilling mv.

 

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

 

Personkategori	Beskrivelse
Kunder:	Personer, som er eller har været kunder hos den dataansvarlige, eller er potentielle kunder
Ansatte:	Personer, som er eller har været ansatte/bestyrelsesmedlemmer hos den dataansvarlige, eller er nye jobansøgere.
Leverandører:	Personer som er eller har været forretningsforbindelser, herunder leverandører og samarbejdspartnere hos den dataansvarlige, eller er potentielle forretningsforbindelser

 

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

 

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer så længe hovedkontrakten mellem parterne består.

 

Bilag B. Underdatabehandlere

 

B.1. Godkendte underdatabehandlere

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

 

Navn	Adresse	Postnr.	By	Land	Beskrivelsen af behandling
Danske Lønsystemer A/S	Engholm Parkvej 8	3450	Allerød	Denmark	Økonomi og lønadministration
Dstny A/S (Bizfone)	Skodsborgvej 305 D	2850	Nærum	Denmark	Intern/ Ekstern kommunikation
Lexoforms A/S	Vejlsøvej 51	8600	Silkeborg	Denmark	Dokumentation
LINKEDIN IRELAND UNLIMITED COMPANY	70 SIR JOHN ROGERSON’S QUAY	D02R296	DUBLIN 2	Ireland	Sociale medier
Meta Platforms Ireland Limited	MERRION ROAD	D04X2K5	DUBLIN 4	Ireland	Sociale medier
Microsoft Ireland Operations Ltd	One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown		Dublin 18	Ireland	Dokumentation
PensoPay A/S	Søndergade 23B, 1. tv.	7100	Vejle	Denmark	Betalings- løsninger
RATÉL ApS	Ambolten 41A	6000	Kolding	Denmark	Support – servicebeskeder/ rapporter
Shipmondo ApS	Hvilehøjvej 25	5220	Odense SØ	Denmark	Fragtløsning
Simply Consulting ApS	Vesterbrogade 26	1620	København V	Denmark	CRM
Simply.com A/S	Højvangen 4	8660	Skanderborg	Denmark	Hjemmeside/ webshop
TrapMe ApS (CAMRO A/S)	Skrænten 11	9610	Nørager	Denmark	Kundesupport- system – rapportering
Usercentrics A/S	Havnegade 39	1058	København	Denmark	Cookies
Visma e-conomic A/S	Gærtorvet 1-5	1799	København V	Denmark	Bogføring
Wannafind.dk A/S	Højvangen 4	8660	Skanderborg	Denmark	Backup

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

 

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

 

Senest to måneder før en udskiftning af ovenstående underdatabehandlere underrettes dataansvarlige om udskiftning heraf således, at dataansvarlige har mulighed for at gøre indsigelse. Denne indsigelse skal være af saglig karakter og finde sted senest tre uger før den planlagte ibrugtagen af den nye underdatabehandle.

 

Bilag C. Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

 

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren opretter den dataansvarlige medarbejdere i IT-systemer således at de modtager relevante notifikationer vedrørende deres opsatte fælder.

 

C.2. Behandlingssikkerhed

 

Sikkerhedsniveauet for behandlingen er tilrettelagt således det afspejler det identificerede risikoniveau. Risikoniveauet vurderes som værende lav, da de personoplysninger der behandles primært, er af almindelig karakter. Der er således truffet sikkerhedsmæssige foranstaltninger til imødekommelse af det vurderede risikoniveau.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

 

• Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
• Sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
• Rettidigt genopretter tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
• Vedtage og følge procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed
• Sikre begrænsning af adgang til systemer ved begrænset log-in adgang
• Implementering af passende sikkerhedsforanstaltninger i form af firewalls og antivirus
• Varetage et passende fysisk sikkerhedsniveau for lokaliteter og servere
• Sikre muligheden for logning af besøgende i systemet

 

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Databehandleren sikrer de passende sikkerhedsmæssige og organisatoriske foranstaltninger gennem implementeringen af interne politikker og procedurer.

 

C.4 Opbevaringsperiode/ sletterutine

 

Personoplysninger opbevares i hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret, med mindre andet er aftalt i Bilag D / hovedaftalen eller i særlige vilkår.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

 

C.5 Lokalitet for behandling

 

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end databehandlerens eller underdatabehandlerens lokaliteter.

 

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

 

Databehandleren overfører ikke personoplysninger til tredjelande, undtagen til de generelt godkendte underdatabehandlere listet i Bilag B.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

 

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

 

Databehandleren kan engang årligt for egen regning indhente en egen erklæring i form af et udfyldt spørgeramme eller lignende dokumentation vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Der er enighed mellem parterne om, at besvarelse af spørgeramme kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:

Spørgerammen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering på dennes anmodning. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i Spørgerammen.

Baseret på resultaterne af spørgerammen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

 

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

 

Databehandleren foretager en årlig kontrol af underdatabehandleren, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering på dennes anmodningen herom.

Baseret på resultaterne af kontrollen, er den Dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

 

[1]   Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS-medlemsstater”.

Det skal du vide om vores behandling af dine personoplysninger:

At Intelligentcity ApS er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager fra dig.

At du er velkommen til at kontakte Oxana Dahl – Telefon: 71203205 – Mail: finance@intelligentcity.dk .

At formålet med behandling af dine personoplysninger er at levere vores varer eller tjenesteydelser til dig og din virksomhed, samt holde dig orienteret om nyheder, funktioner og produktmuligheder, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 5 stk. 1 b.

At retsgrundlaget (hjemlen) for at vi behandler dine personoplysninger er dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 a, og/eller den indgåede aftale/kontrakt/bestilling jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 b, og/eller lovgivning  jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 c, og/eller for at den dataansvarlige, eller en tredjemand, kan forfølge en legitim interesse, (medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn)  jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er markedsføring af nye ydelser/produkter.

At personkategorien af de oplysninger vi gemmer, er almindelige (f.eks. navn, adresse), fortrolige (f.eks. cpr-nummer) og/eller følsomme/særlige personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger).

At vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til eksterne modtagere, herunder vores databehandlere, rådgivere og til de for opgaven eventuelt nødvendige samarbejdspartnere.

At nogle af vores databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførselsgrundlag.

At vi har modtaget personoplysningerne fra dig selv og eventuelt fra offentligt tilgængelige kilder.

At vi opbevarer dine personoplysninger så længe, som det er lovligt i forhold til bogføringsloven, samtykkereglerne, forældelsesreglerne og/eller anden lovgivning.

At vi ikke anvender personprofilering til at træffe automatiske afgørelser, der i væsentlig grad kan påvirke personens rettigheder og frihedsrettigheder.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har ret til indsigt og berigtigelse, dvs. du kan når som helst se alle dine indtastede data på vores platform og berigtige/opdatere oplysningerne.

Du har ret til at anmode om sletning, dvs. du kan få dine personoplysninger slettet, medmindre vi af regnskabsmæssige eller juridiske årsager skønner, at det er nødvendigt at beholde dem i en længere periode. Oplysningerne slettes senest, når eventuelle formueretlige krav er forældet.

Du har ret til begrænsning af behandling, dvs. du kan styre eventuel begrænsning af behandlingen.

Du har ret til indsigelse, dvs. du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at få overført oplysninger (dataportabilitet). Det betyder, at du til enhver tid kan hente eller få tilsendt oplysningerne. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk .

Klage til Datatilsynet.

Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for at blive orienteret, og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk , se evt. mere på www.datatilsynet.dk .

Cookie politik.

På Intelligentcity ApS’s hjemmeside bruger vi cookies.

Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Ved at klikke ACCEPTER og gå videre på hjemmesiden giver du samtykke til brugen af de valgte cookies.

En cookie er en tekstfil, der sættes på din computer, når du besøger en hjemmeside. I denne tekstfil gemmer hjemmesiden informationer, som den gerne vil kunne læse, næste gang du besøger siden. Det er ofte informationer, der er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere (tekniske/nødvendige cookies). Det kan også være cookies til brug for statistik, analyse af dine interesser på vores hjemmeside og til målrettet markedsføring.

Det kræver samtykke fra dig.

En cookie er en tekstfil, ikke en programfil. Det betyder, at cookien ikke selv kan gøre noget på din computer. Den kan ikke indsamle oplysninger, sprede virus eller på anden måde gøre skade. Indholdet af cookies læses og skrives af de hjemmesider, du som bruger besøger.

Dette websted bruger forskellige typer af cookies. Nogle cookies sættes af tredjeparts tjenester, der vises på vores sider.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagetrække dit samtykke fra Cookiedeklarationen på vores hjemmeside.

Alle kan afvise cookies via computerens browser-indstillinger. Fravalg af cookies vil som oftest nedsætte hjemmesidens funktionalitet. Det er også muligt at slette allerede modtagne cookies. Hvordan dette gøres afhænger af, hvilken browser der anvendes. Find yderligere oplysninger om, hvordan man undgår cookies ved at klikke på dette link: http://minecookies.org/cookiehandtering 

Få mere at vide om, hvem vi er, hvordan du kan kontakte os, og hvordan vi behandler persondata i vores Privatlivspolitik.

Dit samtykke gælder for vores domæne.

Liste med de benyttede Cookies dannes af produktet

Cookie kategorier.

• Nødvendige:
  Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Hjemmesiden kan ikke fungere ordentligt uden disse cookies.
• Præference:
  Præference cookies gør det muligt for en hjemmeside at huske oplysninger, der ændrer den måde hjemmesiden ser ud eller opfører sig på. F.eks. dit foretrukne sprog, eller den region, du befinder dig i.
• Statistik:
  Statistik cookies hjælper webstedsejere med at forstå, hvordan de besøgende interagerer med hjemmesider ved at indsamle og rapportere oplysninger anonymt.
• Marketing:
  Disse cookies bruges til at give en bedre brugeroplevelse samt at spore besøgende på tværs af websites. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger, og dermed mere værdifulde for udgivere og tredjeparts annoncører.
• Uklassificerede:
  Uklassificerede cookies er cookies, som vi er i færd med at klassificere sammen med udbyderne af de enkelte cookies.

Vi lever i en tidsalder, hvor vi hele tiden får nye digitale processer og ny teknologi til rådighed, så vi kan forøge vores viden og forbedre vores tjenester overfor kunder, kolleger og andre samarbejdspartnere. Drivmidlet i de nye processer og teknologier er som hovedregel data og det er derfor helt centralt for INTELLIGENTCITY at have fokus på det ansvar, der påhviler os, når vi foretager denne behandling.

For INTELLIGENTCITY er det en central parameter i det at drive virksomhed, at vores samarbejdspartnere kan have tillid til os og være trygge ved vores håndtering af data. Derfor er vi dedikeret til at beskytte data på tre måder.

For det første har INTELLIGENTCITY stor fokus på at vurdere risici, imødegå disse gennem foranstaltninger og dermed fastholde et højt niveau af informationssikkerhed.

For det andet har INTELLIGENTCITY stor fokus på altid at efterleve de persondataretlige regler og brugernes rettigheder, når vi behandler data.

For det tredje har INTELLIGENTCITY fastlagt vores egne ekstra interne etiske regler, for at sikre at vi både ud fra den enkeltes perspektiv og ud fra samfundets perspektiv bedst kan bevare den tillid vi er blevet givet af samarbejdspartnerne, når vi behandler data.

Dataetiske principper

Mennesket i centrum

Menneskets interesser har altid forrang for institutionelle og kommercielle interesser.

Individuel datakontrol

Det er det enkelte menneske, der har den primære kontrol over, hvad deres data bruges til og i hvilke sammenhænge, samt over hvordan deres data aktiveres.

Gennemskuelighed

Databehandling og automatiserede beslutninger skal give mening for det enkelte menneske. De skal være transparente og skal kunne forklares.

Ansvarlighed

Mindske risici for individet samt at inddæmme sociale og etiske konsekvenser.

Ligeværdighed

Demokratisk databehandling tager udgangspunkt i, at datasystemer er med til at bevare, reproducere og skabe magtfordelingen i samfundet. I en databehandling skal der tages særlige hensyn til sårbare mennesker, som eksempelvis på grund af deres økonomiske, sociale og sundhedsmæssige forhold er særligt udsatte for profilering, der kan have negativ effekt på deres selvbestemmelse og kontrol, eller udsætte dem for diskrimination eller stigmatisering.

Bæredygtighed

Digital udvikling tjener også bæredygtig udvikling. Digitale teknologier bør bidrage til opnåelse af økonomiske, økologiske og sociale bæredygtighedsmål.